tisdag 9 juli 2013

En effektivare arbetsdag utan tidsbovar.

Ett dygn har 24 timmar. Av dessa sover du kanske 7 timmar, jobbar 9 timmar och har 8 timmars fritid. Du jobbar alltså 3/8 delar, eller närmare 40% av din vardag. Många jag känner säger ofta att tiden inte räcker till, varken privat eller på jobbet. Jag håller med dem - ibland är det svårt att få tiden att räcka till, men det finns alltid så tips att ta lärdom av. Såhär gör jag för att försöka effektivisera min arbetsdag.


  1. Jag börjar alltid dagen med att skriva upp en punktlista på saker som jag borde göra. Ofta är det kanske 6-7 större punkter. I realiteten vet jag att jag kanske kommer få gjort hälften. De punkter som är kvar skriver jag upp på nytt på listan nästa dag - på så sätt ser jag alltid till att få gjort dem, förr eller senare. När en punkt är avklarad för dagen stryker jag över den. Det känns skönt att ta bort en punkt på listan - man känner att man kommer framåt och har avklarat något.
  2. Prioritera. Varje dag finns det vissa punkter som är mer brådskande än andra. Se till att göra dessa först, även om de är mer tidskrävande. Ödsla inte tid på lättare arbetsuppgifter om det finns en mer brådskande. Jag försöker alltid göra de tråkigaste uppgifterna först för att få dem ur världen. Det är ingen höjdare att klockan 15 veta att man måste göra något riktigt svårt eller tråkigt med den lilla tid (och energi) man har kvar.
  3. Gör en sak i taget. Jag lägger i den mån det går alltid min energi på ett moment i taget. Genom att fokusera på en uppgift istället för att byta mellan två-tre stycken går det enskilda momentet snabbare. Tänk Ford och löpande bandet. 
  4. Stäng av dig från omvärlden ett tag och våga säga nej. En mycket viktig punk. Om jag är koncentrerad på ett moment och kontinuerligt blir störd och måste göra uppehåll för att hjälpa kollegor, svara på frågor eller lyssna på kallprat är jag ineffektiv. Har jag mycket att göra vågar jag sätta gränser. Har jag väldigt mycket någon dag stänger jag min dörr. Får jag en fråga eller mail svarar jag alltid att jag har väldigt mycket att göra och att jag återkommer senare under dagen eller morgondag. Jag är dock noga med att skriva upp vad jag ska göra åt en person så att jag inte glömmer bort det och, om jag inte hinner, åtminstone kan återkomma med feedback i frågan. 
  5. Med härledning till punkt 4 - skriv ner så mycket som möjligt. Lite inte på ditt minne - har jag för mycket att göra blir jag per automatik tankspridd och glömmer bort saker. Skriv ner frågor. Skriv ner instruktioner.
  6. Jobba över. Var inte rädd för att jobba över, även om det är obetalt. Jag jobbar hellre över två timmar en dag i veckan för att få bort de värsta stressmomenten som i värsta fall kan ligga och gro.
Genom att följa min lista effektiviserar jag min vardag. Min största tidsbov är egentligen andras problem. Eftersom jag arbetar på ett företag med relativt få anställda i Sverige och är duktig på datorer är det ett naturligt alternativ för kollegor att fråga mig om IT-relaterade frågor. Slår man ut det på en dag kan det lätt gå 3 timmar på att hjälpa andra med t.ex. olika inställningar och ge dem instruktioner.

På min arbetsplats är det de som alltid klagar på att de har för mycket att göra som oftast är minst effektiva. En mellanchef klagar ofta på att tiden inte räcker till - ändå är det den person som alltid ger mig 15 minuters redovisning om något privat varje gång man går förbi - ibland flera gånger per dag - om man inte säger ifrån. 

Andra kollegor frågar ständigt om hjälp om samma sak trots att man har försett dem med instruktioner, dels muntligen "Jaa.. det här kommer jag ihåg nästa gång..." och därefter skriftligen "Euhmm.. Jag har nog tappat bort den lappen".  Det lustiga är att man sällan eller aldrig ser de -självuttalade- stressade personerna jobba över...

Jag börjar bli trött på tids-tjyvar.


~ Farbror Joakim


Läs även andra bloggares åsikter om , ,

6 kommentarer:

  1. Lämna gärna en kommentar med era tips för en mer tidseffektiv vardag!

    SvaraRadera
    Svar
    1. Som konsult kan man sällan stänga dörren då man ofta sitter i nått hörn på en värdelöst låg stol där ergonomin är minst sagt dålig. Men mitt tips där är att jobba hemma vid tillfälle. När jag får mycket att göra eller behöver koncentrera mig på en enda sak, då byter jag gärna miljö och sitter någonstans där ingen kan störa mig. På kontoret vill alla ha ens råd om allt möjligt, och är det inte det så vill folk berätta om sina helger, som jag för övrigt get blanka fan i.

      Mvh,
      Snåljåpen

      Radera
  2. Ett tips som är lite mer övergripande är principerna som beskrevs av Steven R Covey 7 habits of highly effective people. Själv gick jg ett seniarium arrangerat av författaren och har läst boken ett par gånger, levde slaviskt efter dessa en tid och fick en sjuts i karriären, numera plockar jag dagligen bitar av ren vana ur principerna. Kortfattad beskrivning här på wikipedia.
    http://en.wikipedia.org/wiki/The_Seven_Habits_of_Highly_Effective_People

    SvaraRadera
    Svar
    1. Tack för tipset! Ska se om jag kan få tag på ljudboken! Vid först anblick ser det ut att vara intressant läsning/lyssning, helst del två om interdependence. Jag kan säkert lära mig en hel del nyttigt som kan komma väl till användning vid processarbeten.

      Radera
  3. Regel nr 1 är ett absolut måste för mig de senaste månaderna. Vet inte varför. Jag kanske börjar bli gammal och grå? Haha.

    SvaraRadera
    Svar
    1. Nej, du effektiviserar såklart :)

      Radera